Saya bekerja di sebuah bank swasta dan salah satu tugas harian saya adalah menerima form Surat Kuasa (SK) pendaftaran autodebet billspayment (Telpon, Listrik, Air, GSM) dari seluruh cabang2 di dalam kota.
Masalahnya adalah, terkadang hardcopy SK tersebut terlambat datang sehingga mengakibatkan pendaftaran terlambat yang mengakibatkan autodebet tidak jalan dan otomatis dapet komplain dari nasabah.
Dan terakhir… ini adalah impianku… aku membayangkan temen2 di cabang mengirimkan SK dalam bentuk softcopy yang tentunya harus discan dengan cepat dan hasilnya langsung dikirimkan melalui email.
Setelah emailnya masuk ke inbox, ada sebuah tools (hardware/software) yang memiliki fungsi Optical Character Recognition (OCR) dan langsung menyimpan data-data tersebut langsung kedalam database.
Dan harapannya, semua data-data pendaftaran autodebet tersebut bisa diarsip secara digital/softcopy untuk memudahkan dalam melakukan pencarian dokumen dan mengelola data-data tersebut dengan lebih baik dan mudah.
Pertanyaannya adalah, adakah mesin yang setidaknya memiliki fungsi-fungsi seperti print, fax, copy, scan, email dalam satu mesin untuk mewujudkan impian saya diatas ????
- Syam Fitriansyah -
May 2nd, 2008 at 1:16 pm
Kalau mesin yang memiliki fungi-fungsi seperti di atas saya rasa sudah banyak printer all in one yang bisa untuk mengeprint, scan, copy, fax, dan email. masalahnya sekarang tinggal software apa yang digunakan. Untuk membuat hasil supaya bisa langsung dalam bentuk OCR, saudara bisa memakai software Omnipage Pro (yang terbaru versi 16) yang mampu mengconvert segala jenis dokumen dengan lengkap dan jelas. Tidak itu saja, saudara bisa memanfaatkan outlook sehingga bisa langsung kirim dan terima email dengan mudah.
May 2nd, 2008 at 1:22 pm
Semua itu bisa dilakukan dengan menggunakan mesin scanner yang berfungsi juga sebagai fotokopi, fax, dan mengirim email hasil scan ke alamat tujuan yang telah disimpan dalam memori mesin (kantor kami menggunakannya). Waktu proses utk scan dan pengiriman sekitar 15 detik.
Apabila anda bekerja di kantor pusat dan menerima email hasil scan tersebut dari daerah dan jumlahnya ribuan, , email tersebut dapat disimpan ke dalam hard disk, dan diatur melalui Outlook utk menuju ke folder2 yang telah ditentukan, misalnya per daerah.
Orang MIS anda bisa membuat interface yang akan membaca email tersebut by date, kemudian transalate melalui OCR untuk di upload. atau bisa juga di convert dari OCR ke dalam bentuk txt untuk diupload secara terpisah. Hal yang harus diperhatikan pada saat conversi menggunakan OCR adalah validitas data hasil bacaan OCR sudah sesuai dengan aslinya.
May 5th, 2008 at 12:52 pm
Coba anda browsing di internet untuk mencari printer yang multi fungsi. Harga dan merk yang ditawarkan juga bervariasi tergantung budget dan kebutuhan anda. Di tempat saya bekerja memakai printer yang bermerk dan sudah teruji kualitasnya. Dan poin plusnya jika kita membeli cartridge atau tinta dapat rewards yang dapat ditukarkan dengan hadiah yang kita inginkan.
May 5th, 2008 at 1:15 pm
Sudah ada kok alatnya, pake aja Mesin MF CPS Fax (Copy, Print Scan, Fax), tinggal scan aja, udah langsung jadi pdf dan sudah ditransfer dihard disk folder komputer. tinggal diattach ke email, kirim deh.
untuk ambil datanya bisa pake software optical recognition reader, copy paste datanya ke form applikasi software nya.
setidak tidaknya sudah lebih cepet.
kalo mau yg lebih kompleks lagi, dari pdf hasil email di print, (yang mana hasil print2an tersebut sudah ada format standarnya) dan digunakan mesin OCR seperti punyanya departemen perpajakan.
tergantung keinginan dan budgetnya saja.
semoga membantu
May 6th, 2008 at 4:02 pm
Selain pendapat yang diutarakan rekan2 diatas, mungkin perlu dicoba Document Management System, contohnya seperti knowledgetree dan owl-intranet. 2 yang kusebut adalah freeware web based, freeware tersebut pasti akan memudahkan mengarsip document2 yang dikirim teman2 di cabang ke dalam suatu database. Untuk database bisa memakai mysql yang free juga. Jika ingin yang lebih otomatis bisa memakai script misal memakai php atau bash di linux, untuk hal ini mungkin bisa minta bantuan ke departmen IT anda. Dengan format subject email tertentu misal : kirim#SK#… otomatis document akan di translate melalui OCR dan disimpan di database. Untuk menekan biaya, anda bisa memakai open source spt Ubuntu yang sudah menyediakan kelengkapan untuk aksi seperti diatas. Semoga membantu.