Sebagai sekretaris saya sering dikejar2 bos atau customer untuk dimintai data atau mengirim data, karenanya saya harus bergerak cepat dan berusaha efisien dalam bekerja tetapi..ternyata saya terhambat gara-gara masalah mesin.
Untuk melakukan scanner, saya harus naik kelantai 2, karena mesin scanner hanya ada diruang atas,dan jika melakukan print, saya kembali keruangan saya dibawah, mesin printer ada disana, hasil print akan saya copy, otomatis saya harus keruangan sebelah, ketika diruang fotocopy saya harus terhambat dengan antrian beberapa rekan kerja yang juga mau mengcopy,setelah melewati beberapa antrian, akhirnya data saya bisa dicopy, dan saya kembali keruangan untuk menge-fax. Diruang fotocopy, saya juga tidak bisa meninggalkan beberapa lembaran yang mesti di copy dan saya bisa melakukan tugas yang lain, kenapa tidak bisa ? karena kalau tidak ditunggui, petugas akan salah mengcopy. Fiuhh!!! Betul-betul pekerjaan yang membuang waktu dan energi, dan sangat tidak efisien, sedangkan bos sudah teriak-teriak meminta data atau customer yang bolak balik menelepon menanyakan apakah data sudah difax.
- riris nopianti -
May 29th, 2008 at 3:44 pm
Masalah ini dapat dijawab dengan menggunakan 1 alat yang dapat mengerjakan semuanya (kirim faksimili, print, copy, scanning). Sehingga anda tidak perlu lagi bolak-balik ke tempat lain yang hanya dapat membuang waktu, dan tentunya akan berpengaruh kepada produktifitas dan tenaga Anda. Jika dilihat dari masalah Anda, sepertinya HP LaserJet M1522nf MFP dapat menjawab kebutuhan Anda.
Mengcopy dokumen harus ditunggu?? saya rasa tidak perlu lagi jika ada alat ini, karena pengoperasiannya sangat mudah sehingga Anda dapat melakukannya tanpa bantuan petugas.
Semoga menjawab permasalahan Anda.
Terima Kasih
- nanda -
May 29th, 2008 at 6:49 pm
Jeng Riris… saya cukup mengerti betapa “complicated”-nya pekerjaan sebagai sekretaris.. palagi di jaman sekarang nyang katanya orang era gombalisasi..biar ndak dikira Gaptek.. seorang sekretaris harus sedikit banyak menguasai alat-alat bertekhnologi canggih…menilik kasus yang jeng riris alami masih ada satu proses lagi yang harus dilakukan setelah mengirimkan fax kepada customer.. yaitu.. mengirimkan lewat pos ke alamat customer.. khan biar komplet gitu tohh!! dari pada datanya langsung di-fax ke customer tanpa melewati proses “tetek bengek”… tapi ya itu terserah sama jeng sekretaris.. mau langsung di fax biar lebih cepet .. atau keluar masuk ruangan scanner dan fotocopy .. sekalian tebar pesona..
May 29th, 2008 at 11:29 pm
Daripada memiliki 3 mesin yang berbeda, yakni mesin fotokopi, printer dan scanner, di lokasi yang berbeda lantai pula, alangkah lebih praktisnya jika Anda hanya menggunakan 1 mesin yang memiliki multifungsi dan hanya terletak di 1 lokasi.
Di market sekarang ini sudah tersedia mesin Multi Functional Device (MFD), yakni mesin fotokopi yang memiliki fungsi printer, scanner dan fax didalamnya. Dapat digunakan secara sharing, user cukup didaftarkan LAN connectionnya saja.
Anda bisa men-scan dokumen dan hasil imagenya akan langsung ditransfer ke PC Anda. Untuk menge-print dokumen juga tinggal diklik dari PC Anda dan hasilnya bisa diambil di mesin fotokopi tersebut. Mengcopy? Tidak masalah karena memang fungsi utama mesin tersebut adalah mesin fotokopi. Mau mengefax dokumen juga bisa.
Kalau harganya terasa mahal, banyak pula perusahaan yang menawarkan jasa outsourcing untuk MFD. Dalam hal ini kita tidak perlu membeli mesinnya. Kita cukup membayar per lembar kertas yang digunakan seharga sesuai kesepakatan antar perusahaan. Apabila menggunakan jasa ini, maka sebenarnya perusahaan Anda pun akan berhemat karena tidak perlu lagi pusing2 soal perawatan printer, scanner dan fax. Semua bisa digantikan oleh MFD. Inventory kertas pun sudah tidak perlu karena itu bagian dari service yang mereka ditawarkan. Demikian semoga membantu.