Keseharian saya tidak luput dengan mem-verifikasi dokumen2 yg masuk, kemudian hard copy-nya disimpan di dalam gudang.Namun semakin lama, gudang semakin sempit dan pengap. Kemudian selanjutnya diusulkan untuk membuat database untuk dokumen2 tsb dlm softcopy sehingga paperless. Masalahnya skrg pekerjaan meng-scan dokumen tersebut menjadi lama karena mesin scan yg ada sangat lambat dan agak manual. Bua temen2 ada gak sih mesin scan yg multifungsi khususnya bisa menscan dengan sangat cepat? Terima Kasih
- Sylvia -
April 30th, 2008 at 6:12 pm
Solusi anda dapat kami atasi dengan teknologi yang dikenal dengan nama document imaging dan document management. Jika anda tidak mau investasi besar untuk software dan hardware anda dapat melakukan outsource ke IT Solution Company seperti Ad-Ins untuk menkoversi dokumen dari hardcopy menjadi digital berupa file text dan gambar yang disimpan secara terstruktur dalam document management system untuk memudahkan pencarian kembali.
Sedangkan kebutuhan scan yang highspeed itu ada tapi harganya mahal sekali.
April 30th, 2008 at 6:25 pm
Problem : Dokumen Semakin Menumpuk, Gudang Semakin Menyempit
Solusi : Dokumen dalam bentuk digital akan mempermudah kita dalam pencarian dan manajemen arsip. Scanner dengan kecepatan tinggi sangat dibutuhkan untuk masalah seperti ini, Scanner dengan document feeder adalah solusi terbaik, kita bisa save dokumen tersebut dalam format pdf.
May 1st, 2008 at 7:55 am
Masalah kaya’ gini sebenarnya pernah dialami oleh orang-orang yg bekerja dengan dokumen. Kita harus menscan dokumen setumpuk, untuk menscannya harus satu-satu lagi, ditambah mesinnya agak lambat.
Saya pernah mencoba berbagai mesin scan, tetapi ceritanya masih sama. Walaupun kualitas mesin scannya ditingkatkan, ceritanya tidak banyak berubah, sampai saya mencoba fax yang dilengkapi dengan mesin scan.
Bayangkan aja, Kita pasti sudah tahu bahwa mesin fax itu tinggal memasukan beberapa dokumen dan akan dikirim secara automatis. Jadi begitu juga dengan cara scannya, Kita masukan 10 dokumen, kemudian Kita aktifkan, Kita tinggal tunggu hasilnya, dan Kita bisa mengerjakan pekerjaan yang lain.
Masalah harga, tentu tidak ada masalah pasti hematlah !!!
Silakan mencoba !!!
May 2nd, 2008 at 8:55 am
D kantor saya ada mesin scan yang cepat hanya saja keterbatasannya adalah hanya bisa menscan kertas lembaran (tidak bisa scan buku, majalah, atau kertas tebal). Akan tetapi membaca masalah Saudara yang harus discan adalah document yang saya kira umumnya berupa kertas lembaran A4, maka mesin ini bisa jadi solusinya. Bentuk mesin tersebut seperti printer yang umum ada di pasaran. semoga solusi ini membantu. Terima kasih.
May 2nd, 2008 at 9:51 am
Ada kok product multifunction or all-in-one product yang memang bagus, berkualitas, dan terpercaya. In short, you can print, scan, copy, call, and fax from one reliable source.
Ada beberapa brands yang bisa Sylvia pertimbangkan sesuai dengan needs dan budget dari Sylvia. Coba aja browsing di Internet, baca-baca majalah computer, menghadiri pameran-pameran computer, tanya-tanya ke toko-toko computer. Biar wawasan dan pengetahuan Sylvia bertambah. Setelah itu Sylvia bisa pilih 3 the best multifunction dari berbagai aspek yang menurut Sylvia penting (misal: kualitas, harga, after sales service, dan seterusnya), lalu dieliminasi menjadi mana produk yang akan dibeli untuk dipakai sesuai kebutuhan Sylvia.
Semoga solusi ini berguna bagi Sylvia dan lain-lainnya yang mengalami problem serupa. Good luck!
~ Listiani Wijaya ~
May 2nd, 2008 at 10:31 am
melihat permasalahan Ibu Sylvia diatas, sistem paperless memang solusi paling tepat untuk dokumentasi pada jaman sekarang ini, tetapi yang jadi masalah adalah proses untuk menerapkan paperless tsb, sebenarnya sudah banyak produk yang dapat membantu paperless tersebut, dikantor saya untuk keperluan Scan, Copy, Fax menggunakan produk *** **** 250 bisa menscan satu lembar/detik, dgn auto peedernya stumpuk data bisa langsung di scan satu klik saja. mungkin Hp juga punya produk seperti itu, biaya investasi untuk produk tersebut memang agak besar tapi banyak vendor yang menyewakannya, dijamin ga bakalan pusing untuk urusan scaning dan
GO PAPERLESS!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!
May 3rd, 2008 at 2:02 am
Memang dalam urusan database bentuk hard copy akan memakan ruang, dan sebaiknya disimpan dalam bentuk soft copy. Database pasti akan mengalami penyusutan dalam jangka waktu tertentu. Untuk database hard copy yang sudah ada dan sifatnya sementara, dalam artian pasti akan mengalami penyusutan dibiarkan saja. Namun untuk database baru dan database hard copy yang sifatnya permanen, dapat dikuasakan kepada Perusahaan IT Management yang bekerjasama dengan perusahaan anda, yang kemudian bertugas untuk mengelola dan memanajemen database tersebut. Jujur saja database dalam bentuk soft copy lebih memudahkan kita dalam hal pencarian kembali.
Untuk masalah scan, ada dua solusi mudah menurut saya :
1. Gunakan kelebihan mesin fax, jika scan bertujuan untuk mengirimkan file.
2. Atau gunakan kamera digital juga dapat digunakan untuk memecahkan masalah tersebut.
Efektif dan efisien. Ingat, manusia mampu lebih pandai dari komputer, karena manusia yang menciptakan komputer.
May 5th, 2008 at 12:28 pm
Kalau mau ekonomis beli aja printer all in one yang bisa print, scan, copy dan fax. jadi sistem scannya juga dapat menggunakan paper feeder. jadi dapat mengehemat waktu. tetapi kalau mau lebih konsentrasi dengan lebih cepat yang beli mesin scan yang agak hi-tech. memang mahal tapi sangat efisien utk mengerjakan semuanya dengan lebih cepat. Kalau merasa sayang utk mengeluarkan budget, bisa dengan sistem sewa dari perusahaan rental. masalah selesai:)