Mesin fotocopy di kantor cuma ada 1 untuk semua bagian di kantor dan itu berarti ada sekitar 50 - 100 orang yang mau foto copy di di mesin itu. Akhirnya tiap hari selalu ada antrian di dekat mesin foto copy yang cuma satu itu. Saat mau beralih ke printer saja daripada antri foto copy, printer juga cuma ada satu di satu ruangan yang dishare untuk 10 orang.Jadi alhasil…antri lagi…
Belum lagi mau menuju ke printer atau mesin foto copy. Printer jaraknya 5 meter dari meja jadi harus bolak-balik. Mesin foto copy juga di luar ruangan yang jaraknya 10 meter. Sudah jalan ke sana, tapi ternyata masih dipakai, jadi harus bolak-balik lagi. Belum lagi kalau perlu nge-print pakai dot matrix. Jalannya lebih jauh bisa sampai 5 meter dari meja, jadi setiap kali harus bolak-balik jalan menuju ke printer itu.Scanner cuma ada di ruang EDP. Alhasil harus menunggu orang EDP dulu baru bisa scan document.Itu pun harus menunggu orang EDP punya “waktu” untuk nyiapin scanner-nya karena gak siap pakai.
Jadi bisa dibayangkan kalau salah satu dari mesin itu rusak, ya berarti tidak bisa foto copy, tidak bisa nge-print. Harus nunggu sampai maintenance selesai, dan setelah selesai…antri lagi….
- Alexandra Adriani W -
May 26th, 2008 at 12:46 pm
Untuk masalah keribetan fungsi yang terpisah, saya sarankan untuk beli saja beberapa mesin dengan teknologi terkini (bisa untuk fotocopy, scan, printer-laserjet warna/mono) yang ditempatkan di beberapa ruangan tertentu yang terjangkau oleh semua orang/bagian serta terkoneksi oleh jaringan komputer. Nah jika tidak pengen repot harus bolak balik ada solusi yang handal yaitu :
1. Pekerjakan 1 orang OB (Office Boy) untuk 1 ruangan untuk melayani pengiriman dan pengambilan dokumen (dan tugas lain tentunya).
2. Buat suatu sistem IT Online (intranet) yang bisa menampung hasil scan sesuai dengan ID (misalnya no.pegawai) yang tersimpan dlm server dan bisa diambil Online oleh user dengan kode akses tertentu (sistem keamanan terjamin).
Untuk kasus gak pengen antri ya solusinya jelas, pasang 1 mesin printer multifungsi (scan & fotocopy) dan 1 mesin printer dotmatrix pada setiap komputer, atau minimal untuk 1 ruangan.
May 26th, 2008 at 12:49 pm
Dear Alexandra…
Permasalahan anda mungkin bisa diatasi dengan menyewa mesin fotocopy terkini yang multifungsi, bisa copy, print, scan dan fax lengkap dengan operatornya.
Masalah menunggu ketika meng-copy dapat teratasi dengan mengumpulkan document yang mau di copy di tray dengan memberi catatan menggunakan “post-aid” mengenai apa yang mau di-copy.
Mengenai bolak-balik menunggu hasil print-an, maka printer yang kita sewa sebaiknya bisa melakukan printing yang sangat baik. Sudah banyak mesin fotocopy yang mampu mnge-print 50 - 70 Page per minute.
Scanner juga bisa dilakukan seperti meng-copy di atas. Cukup mengkumpulkan document yang akan di scan, kemudian beri catatan menggunakan “post-aid”
Menunggu maintenance? tidak lagi, karena dengan membuat perjanjian agar “si supplier” memberikan penggantian mesin jika terjadi kerusakan maka masalah menunggu maintenance tidak ada lagi.
Semoga membantu…
May 26th, 2008 at 12:51 pm
Menurut saya perlu adanya suatu perangkat yang baru yang dapat mengcover seluruh kegiatan mulai dari printer, fax, scanner dan foto copy, alat tersebut bergabung menjadi satu dengan CPU. Dengan alat tersebut yang tentunya dengan harga yang relatif terjangkau untuk semua lapisan pastinya akan banyak peminatnya. Alat tersebut harus dirancang seminimalis mungkin, atau setidaknya sama ukurannya dengan CPU yang ada sekarang ini. Jadi setidaknya untuk orang yang super sibuk tidak harus hilang waktunya hanya untuk antri foto copy atau fax.
May 26th, 2008 at 12:52 pm
Wah… wah… gak efisien banget yah jadinya kerjaan cepet malah jadi lambat, yang saya tangkap problemnya ada dua. Satu sisi karyawan harus sabar antri print dan foto copy tapi sisi lain perusahaan ingin hemat investasi alat.
Sebenarnya selain jual device, baru-baru ini HP nawarin program rental lho… namanya HP Multi-Function Printers Rental Packages. Harga sewa per bulan mulai 2,4 jt sampai 4,8 jt untuk jangka waktu 1 tahun dan tergantung jenis printer yang mau disewa. Kalau kita kontraknya makin lama maka hitungan per bulannya bisa lebih murah. Contohnya untuk kontrak selama 3 tahun maka sewa per bulan antara 1,3 jt sampai 2,3 jt per bulan.
Menurut gw sih ini cocok banget buat perusahaan yang gak kepingin Capex nya kelihatan gede. Keuntungannya di sisi perusahaan juga bebas maintenance dan penggantian toner selama masa kontrak. Jadi gak perlu bergantung sama IT kantor lagi kalau ada masalah sama printer, scanner, fax maupun photo copy. Tinggal telpon tehnisinya HP dan mereka langsung dateng.
Untuk keterangan lebih lanjut, coba deh hubungi id_smb@info.hp.com dengan Subject : HP Multi-Function Printers Rental Packages
May 26th, 2008 at 1:11 pm
Bpk / Ibu Alexandra Adriani W,
Untuk urusan print/copy/scan/fax memang bisa jadi rumit seperti yg diceritakan jika tidak disiapkan secara benar.
Pertama, untuk mengurangi antrian, harus disesuaikan antara kebutuhan dan perangkat yg ada. Jadi harus dihitung, berapa kebutuhan rata2 print/copy/scan/fax per bulan. Biasanya kebutuhan cetak/copy yg paling banyak. Kemudian disesuaikan dg perangkat/mesin yg digunakan. Jika memang volume print/copy cukup besar, perangkat yg digunakan sebaiknya juga yg memiliki spesifikasi kecepatan yg cukup, misalnya 40 halaman/menit). Dg demikian antrian akan berkurang.
Selain itu sebaiknya gunakan mesin multi-fungsi (MFP - multi function printer), sehingga tidak perlu banyak mesin dan banyak lokasi yg harus didatangi untuk keperluan yg berbeda).
Sbg contoh:
Anda ingin memperbanyak dokumen hardcopy, mengirim softcopy-nya via email ke rekan/kolega, lalu men-fax dokumen tsb ke pihak luar.
Jika menggunakan mesin terpisah, Anda akan ke mesin fotocopy untuk memperbanyak dokumen tsb, lalu ke mesin scanner untuk menjadikannya dokumen softcopy, baru bisa di-email ke rekan/kolega. Setelah itu, Anda masih perlu ke masin fax untuk mengirim dokumen tsb.
Jika pakai mesin MFP, Anda cukup ke satu mesin tsb dan melakukan 3 jenis pekerjaan tsb ke mesin yg sama.
Kami sudah mem-praktek-kan hal seperti ini di kantor, dan semua dibikin sederhana, sehingga Office Boy/Girl pun bisa dimintai tolong untuk melakukan hal2 di-atas (termasuk scanning dokumen).
Semoga membantu.
May 26th, 2008 at 2:18 pm
Untuk meefisiensikan peralatan yang berupa fotocopy ataupun printer yang asda dalam satu ruangan memang idealnya butuh satu unit, bayangkan biaya pengadaan dan perawatan apabila mesin fotocopy dan printer lebih dari satu. Sebenarnya yang perlu dibenahi adalah budaya dan etika penggunaan alat tersebut. Anda ndak perlu antri bila ingin mengeprint, tinggal diprint aja dulu nantikan data yang saudah diprint akan disendirikan dalam wadah, nah kita tinggal ambil aja waktu ada keempatan.Perlu diketahui lebih hemat kalau fotocopy yang kita gunakan adalah fotocopy sewaan, karena tidak usah memikirkan biaya perawatan dan masalah2 lain. thanks
May 26th, 2008 at 2:51 pm
Gunakan multifunction device (Copy,Print,Fax dan Scan) - 1 alat saja.
Jadi 1 device bisa melakukan semua kebutuhan sekaligus dengan selisih waktu tidak lama antara 1 job dengan job lainnya.
Device juga bisa di set pakai jaringan, jadi bisa digunakan rame2 tanpa harus connect/disconnect devicenya berulang2.
Hasil print bisa discan langsung dari device dan bisa langsung kirim by email, jadi tidak perlu tunggu antrian harus bolak-balik jalan dari mesin ke meja tampat device itu berada.
Biasanya untuk jenis device multifunction memiliki kemampuan mesin yang jarang rusak, karena di design sedemikian rupa, jadi punya nilai fungsi yang lumayan tinggi.
May 26th, 2008 at 6:58 pm
Menurut sy jika trafik antrian masing2 perangkat mmg cukup banyak maka jangan gunakan perangkat yg multi-fungsi, karena justru jika pakai yg multi-fungsi/one for all akan menggangu antrian. Cara yg paling sederhana adalah bagaimana me-manage antrian, misal sediakan operator khusus mengerjakan job tsb shg tertib & tdk perlu capek2 memikirkan antrian. Memang solusi yg paling tepat adalah tetap menambah perangkatnya, atau menyewa dg garansi rusak lgs ganti (tdk menunggu maintenance). Kalau printer, pakai saja yg network printer (langsung tancap LAN), dan gunakan yg built-in harddisk bs menampung & memproses antrian job yg banyak.
May 27th, 2008 at 9:40 am
Jika diidentifikasi, permasalahan ini intinya adalah terbatasnya alat yang tersedia, tapi digunakan untuk berbagai macam kebutuhan, berbagai macam kepentingan, dan berbagai macam karakter orang (yang akan fotokopi atau print).akhirnya yang terjadi adalah penumpukan user yang harus antri(bottleneck) dan kinerja device pun menjadi over (device pun juga punya batas maksimum penggunaan, jika dilanggar akan berpengaruh pada usia / performa device).
Solusi realistis yang saya tawarkan :
1. GUNAKAN 1 DEVICE MULTIFUNGSI (INVESTASI BARU)
2. GUNAKAN 1 DEVICE FOTOKOPI (TETAP GUNAKAN YANG SUDAH ADA SEKARANG)
3. GUNAKAN PRINTER (BISA MENGGUNAKAN YANG ADA SEKARANG,INVESTASI BARU JIKA DIPERLUKAN)
- Gunakan device multifungsi. Dimana segala aktifitas fungsi penggandaan dan pengiriman dokumen bisa dilakukan. Gunakan Device jenis ini, tapi dengan satu sayarat, harus dalam kondisi penting.
- Fungsi fotokopi masih bisa dilakukan dengan menggunakan mesin fotokopi yang ada. adanya device multifungsi akan membantu mengurangi antrian fotokopi yang jumlahnya tinggi. Karena digunakan sebagai second device, device multifungsi bisa dimaksimalkan untuk aktifitas fax, printing, scanner.
- Jika keberadaan device ini menjadi prioritas utama, maka harus ada PIC khusus yang ngatur masalah ini,setidaknya mendisiplinkan karyawan untuk bisa tertib dalam penggunaan dokumen dan kertas.karena biaya operational untuk aktifitas penggandaan dokumen cukup tinggi, jika anda kalkulasi.
- Jika keberadaan device ini bukan prioritas utama, tetap INVESTASIKAN SATU UNIT DEVICE MULTIFUNGSI, dan jual DEVICE lama yang tidak bermanfaat. Setelah itu biasakan dengan PAPERLESS, karena sekarang jamannya digital, aktifitas bisa diwakilkan dengan email, dan perusahaan bisa menghemat biaya operational.