Saya adalah sekretaris dengan job desk seputar mem-print, meng-copy,meng-scan, dan mengirim dan menerima fax berupa dokumen, surat, dll. Semua terasa ringan kalau alat-alat pendukung bisa berjalan baik dan efektif. Masalahnya adalah, printer saya adalah printer tidak berwarna (black/white), sehingga kalau mau nge-print berwarna harus “nebeng” ke rekan kerja di ruangan lain. Ketika meng-scan, saya juga harus numpang rekan kerja yang punya printer plus scanner yang berada satu lantai di atas lantai saya berada.Parahnya,hanya untuk memfotocopy, saya harus berlari ke lantai bawah. Untuk mengirim dan menerima fax,memang mesin fax ada di lantai gedung yang saya tempati, hanya saja posisinya yang nan jauh di pojok sana…untuk mengirim saja saya harus stand by berlama2 di pojok. Benar2 NGGA EFEKTIF! Tugas2 tadi sebenarnya ringan, tapi kalau harus bolak-balik tangga cuma buat focopi atau scanning siy..CAPE DE..
- Detti Rismawati -
April 29th, 2008 at 7:26 pm
kalo pekerjaan ringan di buat susah itu karena anda membuat susah sendiri .
yah anda kan sekretaris jadi harus puya produk multi fungsi di sekitar anda , jangan anda keliling kantor nanti disangka lagi pawai .
coba bli produk HP multi fungsi yang bisa membantu kerja anda .
semoga bisa jadi sekretaris yang andal bagi pimpinan anda .
April 29th, 2008 at 10:58 pm
Kita harus pandai-pandai membuat “klik” (orang2 yang mau dengan suka hati membantu kita), dan kita bagi tugas, yang benar2 confidential lah yang kita handle sendiri. Dengan demikian kita bisa melakukan semua tugas yang ada. harap diingat bahwa semua tanggung jawab tetap ditangan kita, walaupun ada orang lain yang mengerjakannya.
Kita tidak akan pernah bisa mengerjakannya seorang diri bila kita tidak mau membagi tugas.
April 30th, 2008 at 8:21 am
Sebagai seorang sekretaris seharunya alat2 tersebut anda harus punya sendiri di meja kerja anda, paling tidak printer lah. kan tugas anda selalu berhubungan dengan bos, dan pada dasarnya bos dimana mana itu selalu minta cepat, tepat dan akurat. coba anda share kan masalah anda dengan bos anda, paling tidak printer itu sudah seharusnya ada di meja anda karena aktivitas yang paling banyak dilakukan adalah ngeprint.
lain halnya kalau FAX, karena FAX sendiri membutuhkan LINE TELEPON jadi agak sedikit susah, karena kalau semua line sudah penuh otomatis anda harus apply untuk line baru dan tentu pengeluaran extra juga bagi kantor anda. saya ada cara jitu menangani masalah itu, seperti postingan saya sebelumnya. coba anda pake software WINFAX atau sejenisnya, dengan software ini kita akan bisa menghemat waktu NGANTRI di depan mesin FAX, meminimalisasi emosi karena FAX yang dituju sibuk terus dan juga efesiensi kertas. software ini cara kerjanya layaknya email, jadi kalau anda punya file PDF, WORD atau apapun itu anda tinggal mengATTACH dan memasukan nomor fax yang dituju, selesai deh masalah anda. jangan kuatir FAX yang dituju sedang sibuk, karena sepanjang itu belum sukses software akan re-dial lagi. begitu juga kalau anda menerima FAX, anda akan menerimannya layaknya menerima email. dengan ini kita juga bisa mengefesiensikan fungsi kertas dan tinta printer, karena untuk memutuskan CETAK atau TIDAK adalah tergantung user/anda sendiri. anda mau cetak atau tidak FAX yang anda terima tersebut.
kalau mesin fotocopy, memang agak sedikit susah. karena dari beberapa kantor yang saya pernah datangi maximal cuma punya 2 fotocopy. alat ini memang agak sedikit mahal sehingga harus share dalam pemakaiannya. tapi saya tidak tau lagi kalau HP sudah mengeluarkan mesin fotocopy yang lumayan terjangaku, boleh juga tuh refrensi bagi kantor kita masing.
untuk masalah fotocopy saya ada tips jitu buat anda. kan tidak setiap saat anda mengCOPYkan? tumpukkan aja dulu file yang perlu di copy dan mengcopy nya sekaligus, jadi jangan begitu anda ada file yang perlu dicopy langsung dicopy memang capek riwa riwinya ntar, kecuali kalau itu memang urgent.
atau tips yang kedua, bayangkan kalau 8 jam anda duduk aja rawan penyakit. orang rela bayar mahal FITNES, AEROBIK untuk olahraga, nah untuk anda anggap aja itu olahraga bagi anda, yah sekalipun tidak pada tempatnya. karena kadang2 yang membuat capek itu bukan keadaan dan situasi tapi cara kita menghadapi keadaan dan situasi tersebut. dalam bahasa kerennya POSTIVE THINKING….hehehe
teng kyu
April 30th, 2008 at 9:10 am
Mbak Detti yg baik hati,Baru tahu saya, pekerjaan sekretaris ternyata tidak semudah yang dilihat. Untuk masalah diatas sudah seharusnya mbak bernegosiasi dengan Bos untuk meng-upgrade printernya ke printer multiguna yg bisa copy, scan, fax dll. Negosiasikan keuntungan2 yg didapat yg bisa meningkatkan kinerja mbak. Saya yakin Bos akan setuju jika semua itu akhirnya bisa berdampak ke kemajuan perusahaan secara tidak langsung. Selamat bernego, semoga sukses!
April 30th, 2008 at 10:22 am
Dear Bu Detti,
Kalo perusahaan Ibu tidak keberatan, minta aja dialokasikan untuk membeli All-in-One printer. Dengan satu printer ini, masalah Ibu akan cepat terselesaikan, karena printer ini bisa : print hitam putih (mengganti fungsi printer lama), print warna (tidak perlu nebeng lagi), scanner (tidak perlu ke lantai atas), mengirim dan menerima fax (tidak perlu ke pojokan lagi), dan sekaligus fotocopy (tidak perlu turun ke lantai bawah).
Perkembangannya kemudian :
1. Ada alokasi dana tidak ?
- Yakinkan bahwa penambahan / penggantian printer ini akan memberikan keuntungan berlipat kepada perusahaan. Kalo perlu pake presentasi.
2. Perlu sambungan telepon baru ?
- Tidak perlu jika kabel telepon yang ada bisa di paralel. Cukup nambah kabel aja dari pojokan ke tempat bu Detti.
Semoga membantu, Selamat bekerja dengan Riang Gembira !
April 30th, 2008 at 10:38 am
“ Mbak Detti yang baik,permasalahan yang mbak utarakan dengan problema saya, sebagai seorang Technical yang harus cepat dalam menjawab complain dan perubahan design dari customer, seringkali saya dihadapkan pada masalah ketika memfotocopy tonernya habis,kemudian apabila mau nge-fax harus berduyun-duyun ke sekretaris manager ditambah anteannya itu..lho…maklum dari banyak departemen yang ikut ngefax,begitu pula kalau scanning, Di R&D dept ada tetapi justru jadi jujugan scanning dari departemen lain yang membuat kerja tidak konsen dan bahkan jadi nggak sabar karena orang lain minta tolong terus untuk di scanning.
Setelah browsing di internet akhirnya ketemu juga Printer HP Deskjet F2180 yang bisa menjawab kebutuhan saya sekaligus yakni: Bisa ngeprint, bisa buat Fax, bisa foto copy dan scanning….Luar biasa kan Mbak Eka, Coba hitung sendiri keuntungannya apabila dibandingkan dengan bila membeli sendiri secara parsial mesin Fotocopy, mesin Scanning, mesin Fax,mesin printer sendiri, ditambah biaya perawatan dan suku cadang, jangan lupa dihitung juga biaya hilir mudik kita kalau fax di sana, ngeprint disini, fotocopy di situ, scanning di lantai 2….Pastiiiii jauh lebih hemat…….makanya Mbak detti segera beralih ke Hp F2180 dong, dijamin kerja jadi lebih mudah, cepat tetapi simple……he..he…he
April 30th, 2008 at 10:49 am
Dear Ibu Detti,
Pekerjaan yang anda geluti sama dengan saya sebagai desainer. Sy harus menscan hasil rancangan sy kepada konsumen lalu saya kirim melalui email dengan akses internet atau dikirim melalui fax . Sy mengcopy desain rancangan untuk diberikan kepada karyawan saya untuk proses pengerjaan. Sy membutuhkan printer all in one ( copier, fax, scanner, dan printer). Saat ini saya menggunakan hp officejet 5610 dan sangat mempermudah pekerjaan saya. Saya bandingkan saat dulu menggunakan printer terpisah, scanner terpisah, dan fax terpisah, memang dapat merampungkan pekerjaan kita, hanya itu memerlukan tempat lebih besar, dan sy hitung hitung pun ternyata dengan menggunakan hp officejet biaya yang dikeluarkan lebih rendah dan efesien kerja pun tercapai. Bila perusahaan ada menyetujui untuk pengadaah officejet all in one, saya rasa malah akan menurunkan biaya keseluruhan dan meningkatkan efesiensi. Semoga solusi ini bermanfaat.
May 1st, 2008 at 1:04 pm
Saya kira permasalahan yang anda hadapi tidak tersedianya peralatan yang mendukung kerja anda secara maksimal. Sekarang sudah tersedia di pasaran printer multi fungsi yang dapat digunakan untuk nge-print hitam putih atau berwarna, fax, foto copy dan scanning. Itu semua tentu saja membutuhkan dana yang tidak sedikit. Anda harus dapat meyakinkan atasan anda supaya tertarik untuk membeli peralatan printer tersebut. Coba anda hitung berapa waktu dan tenaga yang terbuang sia-sia setiap harinya untuk bolak - balik mengerjakan pekerjaan tersebut? Hal ini bisa anda jadikan alasan kepada atasan anda. Karena sekarang kita dituntut untuk bekerja secara cepat dan tepat agar tidak tertinggal dengan negara lainnya.
May 1st, 2008 at 3:08 pm
Dear Detti,
Bukan bermaksud menyepelekan masalah seperti ini, tapi menurut saya sebenarnya hal ini bagaimana pintar2nya kita menjalaninya. Anggap saja ini sebuah nice journey, dimana kita bisa interaksi dengan sosial sekitar, ga mungkin khan kita akan bekerja seperti ini sendiri, anggaplah sebagai sarana ketemuan dengan personal lain dan mungkin dari sesi ini kita bisa mendapat informasi penting yang bisa kita dapatkan. Kita juga akan mengalami kebosanan jika bekerja hanya di satu tempat dan percaya deh akan cepat jenuh. Yang perlu kita terapkan adalah kita harus ENJOY & BERSYUKUR dengan kondisi seperti kerja seperti ini.
Semoga solusi saya ini dapat membantu & mengurangi beban kerja anda.
May 2nd, 2008 at 7:44 am
sebenarnya sebagai seorang sekretaris yang juga merupakan ujung tombak bisnis, seyogyanya untuk memperingan dan effisiensi dalan jangka panjang sudah seharusnya dibekali oleh alat yang multifungsi:
1. Fax
2. Scanner
3. Printer
4. Telephone
Seluruh fungsi diatas sudah dapat di rangkum dalam satu alat dengan berbagi type dan merk…. sehingga selain nyaman juga okay… dokumen2 yang mau di fax tidak perlu dicetak lebih dahulu bisa langsung dikirim via PC, begitu pula dengan telephone dan fungsi yang lain juga terintegrasi dengan baik di PC sekretaris itu sendiri sehingga kerja lebih effisien dan effektif. Semoga membantu.